Verslag van de Algemene Ledenvergadering van Buurtvereniging Trompenberg- Oost gehouden op dinsdag 14 maart 2017 in het clubhuis van Tennisvereniging Hoogerheide, Ceintuurbaan 2a te Hilversum.
1. Opening en mededelingen
Aanwezig volgens de presentielijst: 38 leden c.q. gezinsleden.
De voorzitter, de hr. Loogman, opent de vergadering en verwelkomt de aanwezige leden. Bericht van verhindering is ontvangen van8 leden. Deze leden zijn mevr. Hoencamp, hr. En mevr. Hoogenraad, mevr. W. de Jong, hr. Les, hr. Oosterhuis, hr. Streutker en de hr. Zijdewind.. De voorzitter verwelkomt in het bijzonder mevr. Carola van den Berg, buurt coördinator van de gemeente Hilversum. Hij merkt op dat mw. Koeman aanwezig is en van plan is om foto’s te maken. Hij vraagt de aanwezigen of iemand bezwaar heeft tegen de mogelijke publicatie van foto’s met haar/zijn portret op de Facebookpagina van BTO. Niemand heeft daar bezwaar tegen.
Bericht is ontvangen (via de gemeente) van de organisatie van de RunBikeRun evenement.
Dit evenement zal plaatsvinden as. zondag 19 maart van 08.30 uur tot uiterlijk 13.15 uur. De details zijn besproken en zullen morgen op onze website worden gepubliceerd.
2. Goedkeuring verslag ledenvergadering 15 maart 2016
Naar aanleiding van het verslag ALV 2016 worden geen vragen of opmerkingen gemaakt. Het verslag wordt onder dankzegging aan de secretaris onveranderd goedgekeurd.
3. Jaarverslag 2016
Het verslag wordt zonder opmerkingen of goedgekeurd. Naar aanleiding van het verslag worden geen vragen of opmerkingen gemaakt. Het verslag wordt ongewijzigd onder dankzegging aan de secretaris vastgesteld.
4. Financieel verslag 2016
De penningmeester doet verslag van de financiële resultaten van het afgelopen jaar. Naar aanleiding hiervan worden geen vragen of opmerkingen gemaakt.
5. Verslag kascommissie 2016
De kascommissie, bestaande uit de hrn. Van der Munt en Willink, heeft de boeken over het jaar 2016 gecontroleerd. Zij hebben geconstateerd dat de cijfers correct en betrouwbaar zijn en een getrouw beeld van de financiële situatie van de vereniging geven. Zij spreken hun waardering uit over de inzet van de penningmeester. Zij stellen de vergadering voor om de penningmeester en het bestuur te dechargeren voor het gevoerde financiële beleid. De vergadering stemt met applaus in met dit voorstel.
6. Benoeming kascommissie 2017
De hrn. Van der Munt en Willink worden door de voorzitter bedankt voor hun inzet. Desgevraagd stelt hr. Van der Munt zich weer beschikbaar om toe te treden tot de kascommissie voor 2017, de hr. Willink is afwezig en zal door de voorzitter worden gevraagd eveneens toe te treden. De vergadering stemt met applaus in met deze benoeming.
7. Vaststelling contributie voor 2017
Gezien het feit dat het tekort van de laatste jaren, door de in 2016 doorgevoerde contributie verhoging en de zorgvuldige wijze van besteding door het bestuur is weggewerkt wordt voorgesteld om de contributie van leden, gezinsleden, jeugdleden en donateurs ongewijzigd te laten op resp. €20, €10, €5, en minimaal €25. Ook de éénmalige entreebijdrage voor het fonds “Reserve Rechtsbijstand” blijft ongewijzigd €70. De vorig jaar gestarte actie om hondenbezitters, die op het Heksenweitje hun huisdier uitlaten, op te wekken een bijdrage te doen voor de onderhoudskosten van het Heksenweitje heeft tot op heden 4 positieve reacties opgeleverd. Om dit op een juiste wijze in onze administratie te kunnen verwerken wordt voorgesteld hiertoe een nieuwe aparte categorie te creëren en wel “begunstiger” met een minimum bijdrage van €10 per jaar. De vergadering gaat akkoord met al deze voorstellen.
8. Planning beheer Heksenweitje 2017
Onder dit agendapunt wordt niet alleen het onderhoud van het Heksenweitje behandeld maar tevens de toekomst van de aan het onderhoud gekoppelde buurtactiviteiten. Het onderhoud van het weitje werd in het verleden gedaan door onze eigen vrijwilligers met hulp van het Landschap Noord-Holland en de gemeente. Deze aanpak bracht een aantal veiligheidsrisico’s met zich mee, de toegepaste maaimachine was feitelijk alleen voor professioneel gebruik. In de ALV van 2016 is daarom besloten als proef het maaien uit te besteden en daarbij direct het hooi op zgn. wiersen te laten verzamelen. Dit betekend dat het hooi mechanisch op rijen wordt verzameld zodat het hooi bijeenbrengen aanzienlijk makkelijker wordt. In afwijking van voorgaande jaren is in 2016 de helft (was 1/3) van het oppervlak gemaaid en gewierst. Het resultaat is goed gebleken. Het maaisel is veel beter van het weitje verdwenen waardoor de verarming van de grond is verbeterd. Tevens is het oordeel van de scholen en de hooivrijwilligers uiterst positief. Ook onze adviseur van Landschap Noord-Holland heeft een positief advies uitgebracht. Met dit alles in het achterhoofd stellen wij dan ook voor om deze aanpak voor 2017 voort te zetten. Daarenboven stellen wij voor om de grote oppervlak bramen in het midden van het weitje mechanisch te laten verwijderen waardoor ook dit deel in het vervolg in het maaiprogramma kan worden meegenomen opdat deze woekering tot staan kan worden gebracht. Wij hebben inmiddels een offerte ontvangen van het maaibedrijf en zullen deze nog in de werkgroep gaan bespreken. De vergadering gaat akkoord met de voorgestelde aanpak.
De gerealiseerde open structuur van de begroeiing tussen de Kinderboerderij en het Heksenweitje wordt algemeen gewaardeerd.
Met de gemeente is overlegd over de functie van de watergoot langs het hek met het Mediapark. Deze ligt vol met snoeihout van verwijderde vogelkers en is daarom niet meer bereik- en begaanbaar voor voortgezet onderhoud. De vogelkers schiet weer uit. De situatie is dusdanig dat onze vrijwilligers geen oplossing kunnen bieden. Uit het overleg van de gemeente met betrokken instanties komt naar voren dat een aantal jaren terug het waterafvoersysteem van het Mediapark is aangepast waardoor het lozen van een overschot aan regenwater op het Heksenweitje is gestopt. Hierdoor is deze goot buiten functie geraakt en de huidige status en oplossingen daarvoor zullen worden overlegd met de verantwoordelijke wethouder.
Er wordt gemeld dat ondanks dit alles toch nog regelmatig het deel van het Heksenweitje behoorlijk onder water staat. Carola van den Berg zal dit nogmaals met betrokken instanties opnemen.
Gekoppeld aan de jaarlijkse hooiactiviteiten vond tot en met 2015 de buurtborrel plaats. Tijdens de ALV van 2016 is besloten om deze koppeling te verbreken en leden te vragen, indien er behoefte bestaat om onderling een buurtborrel te organiseren. Het bestuur heeft toegezegd om initiatieven hiertoe toe te juichen, te faciliteren en waar nodig financieel bij te springen. Helaas is door omstandigheden dar in 2016 geen initiatief voor ontstaan.
Ter vergadering blijkt dat de familie Hoogendijk, welke van uit hun achterzijde uitkijken op het Heksenweitje het plan heeft opgevat om een buurtborrel te organiseren. Dit plan wordt met applaus ontvangen. Het bestuur zegt toe om de communicatie met de buurt te zullen faciliteren en zal in haar vergadering van 28 maart as. een besluit nemen over een bijdrage aan de kosten.
9. Goedkeuring begroting 2017
De penningmeester ligt de ingediende begroting toe.. De begroting wordt ongewijzigd door de vergadering aangenomen.
10. Nadere toelichting c.q. besluitvorming m.b.t. bestuursactiviteiten
a) Veiligheid in onze buurt
Helaas hebben zich in de afgelopen periode een aantal incidenten voorgedaan. Klaarblijkelijk is onze buurt weer in beeld bij inbrekers. De “Burgernet” meldingen welke op onze wijk betrekking hebben worden direct op onze website vermeld. In aanvulling hierop meldt de hr. Hania dat hij, naar aanleiding van een recente inbraak in zijn woning een WhatsApp groep heeft opgericht welke naar zijn mening uitstekend functioneert. Ook de wijkagent heeft zich daarop aangesloten en hi als beheerder draagt zorg dat het geen social talkgroep wordt. Hij wordt uitgenodigd dit op papier te stellen zodat het bestuur zich gedetailleerd op de hoogte kan stellen en het project kan ondersteunen en entameren.
b) Verslag “Wijkschouw” en ingebracht voorstellen
Tijdens de behandeling van de resultaten van de “Wijkschouw” is door de gemeente gesteld dat alle wegen in onze wijk in 2017 ev. een grote onderhoudsbeurt zouden krijgen. Tegelijkertijd zullen dan de T-kruisingen Van Hengellaan-Trompenbergerweg en Trompenbergerweg-zijtak worden aangepast. Zeer recent overleg met gemeentefunctionarissen heeft ons geleerd dat de gemeente bj de uitvoering van deze plannen achter loopt. In de loop van 2017 is men bezig in De Parken en Het Raadhuiskwartier. Hier zijn de problemen groter dan verwacht. Nog in 2017 worden de plannen gemaakt voor 2018-19 en eerst begin 2018 kan men zeggen waarin de plannen onze wijk past. Wel is duidelijk geworden dat de omvang van de werkzaamheden per straat zeer verschillend kunnen zijn. In ieder geval gaar het om het gehele pakket waaronder Riolering, Leidingen en bekabelingen, Trottoirs en Bermen en Groenvoorzieningen. De aanpak en uitvoering zal per straat plaatsvinden waarbij de betrokken bewoners zullen worden betrokken. Het bestuur zal, als de plannen meet in het zicht komen bewoners uitnodigen hun inbreng te geven. Mevr. Campman en de hrn. Gupffert en Schreuder geven aan interesse te hebben te worden ingeschakeld bij het beoordelen van de onderhoudsplannen rondom de Trompenbergweg. Hier wordt nota van gehouden.
c) Internet en Facebook
Onze website voldoet aan de eisen. Het aantal bezoekers is gemiddeld ruim 23 per dag waarvan ruim 5% uit het buitenland. De communicatie middels Facebook laat een zelfde beeld zien. De communicatie per e-mail is sinds de ingebruikname van het nieuwe Ledenadministratiesysteem ook sterk toegenomen. Het aantal leden zonder internetverbinding neemt nog steeds af en zit nu op ca. 9%, een enorme afname sinds de laatste jaren.
d)Plannen gemeente voor een nieuw Bestemmingsplan en inzet van BTO hierin
De gemeente heeft naar aanleiding van de komende invoering van een nieuwe “Omgevingswet” waarin een zeer groot aantal wetten en Algemene Maatregelen van Bestuur worden geïntegreerd en vervangen besloten dat zij de komende vernieuwing van het voor onze wijk vigerende Bestemmingsplan gaan gebruiken om dit plan al aan te passen aan genoemde, nog niet vastgestelde wet. Hierover hebben bestuursleden en adviseurs van BTO al enige besprekingen bijgewoond. Over wat nu is bekend is door hen een notie geschreven welke integraal bij dit verslag wordt gevoegd en ook via de website en e-mail zal worden verspreid. Dit proces geeft eens te meer aan hoe de functie van BTO in de toekomst verder evolueert en hoe belangrijk is dat wij voldoende draagvlak vinden in onze wijk. M.a.w. alleen onze leden worden mee genomen in dit consultatieproces, niet-leden staan daar buiten. Het bestuur zoekt naar wegen om meer leden onder onze wijkbewoners te werven. Er zijn nog ruim 110 adressen in onze wijk geen lid.
e) Bouwactiviteiten in de wijk
Binnen dit onderwerp passen nog 2 uitstaande kwesties met de gemeente. De eerste kwestie is een bezwaarschrift, door ons ingebracht tegen de afgegeven vergunning voor een uitrit van het perceel Van Hengellaan 8a . Deze zaak loopt al sedert eind 2015 en ons is onlangs medegedeeld dat de bezwaarcommissie hoopt nog deze maand tot een advies aan het college van B&W te komen. B&W zullen dan daarop een besluit moeten nemen. Als dat besluit bekend is kunnen wij beslissen hoe verder te gaan met deze procedure. Wordt ongetwijfeld vervolgd. De tweede kwestie is een bezwaarprocedure rondom de bestemmingswijziging van het pand Van Hengellaan 10. Vooral het mogelijk voortbestaan van parkeeroverlast door werknemers uit Van Hengellaan 12 is een bezwaarpunt voor ons. Dit voornamelijk doordat de gemeente als eis heeft gesteld dat de voortuinen maximaal groen moeten worden. Alhoewel ons dit een goed argument lijkt telt voor ons de parkeersituatie in de Van Hengellaan zwaarder. We zijn in goed overleg met de vergunninghouder en hebben de hoop dat hier een positieve uitkomst uit komt. Een punt van zorg is nog dat direct omwonenden de mogelijkheid openhouden tot verder verzet waardoor mogelijk nog complicaties zouden kunnen ontstaan. Wordt ook nog vervolgd.
Naar aanleiding van voornoemde bezwaarprocedures is wel binnen de gemeente begrip gegroeid voor onze weerstand tegen de aanpak van vergunningprocedures waarbij afwijkingen dan wel vrijstellingen van het Bestemmingsplan in het geding zijn. Met name het moment waarop gestructureerd overleg plaatsvindt wordt bezien. Mogelijk dat hiermede dit soort procedures, welke voor allen, gemeente, vergunning aanvragers en BTO veel aandacht en werk met zich mee brengen.
Daarnaast vindt momenteel nog bouwactiviteiten plaats voor de bouw van een woning op Witte Kruislaan 6c. Helaas vinden daar maar incidenteel bouwactiviteiten plaats echter daar kunnen we als wijkvereniging niet veel aan veranderen.
f) Buurtevenementen
De ontwikkelingen op het gebied van Buurtborrel zijn al uitgebreid aan de orde geweest onder agendapunt 8
11. Verkiezing bestuursleden
De voorzitter meldt dat de functie van penningmeester heden uitgeoefend door Hans de Vrind statutair herkiesbaar is en dat Hans zich herkiesbaar stelt. Hij vraagt of de vergadering daarmee instemt. Deze instemming wordt met applaus gegeven. Daarna meldt de voorzitter dat ook de functie van secretaris statutair herkiesbaar is en dat de huidige secretaris na 12 jaar zich niet herkiesbaar heeft gesteld. Het bestuur heeft in de persoon van Eric Coutinho een goede kandidaat gevonden om deze functie op zich te nemen en de voorzitter vraagt of de vergadering kan instemmen met deze benoeming. Ook deze instemming wordt met applaus gegeven. De huidige secretaris heeft aangegeven nog gedurende dit jaar binnen het bestuur te willen blijven om een juiste overdracht mogelijk te maken. Het bestuur heeft Ger Bemer bereid gevonden zich kandidaat te stellen voor een vacante bestuursfunctie. De voorzitter vraagt of de vergadering kan instemmen met deze benoeming en de instemming wordt met applaus gegeven. Op een nader te bepalen moment in dit verenigingsjaar zullen Eric en Ger hun taken als respectievelijk secretaris en voorzitter gaan vervullen. De voorzitter vraagt of de vergadering daarmee kan instemmen. Deze instemming wordt met applaus gegeven. De voorzitter meldt ook dat hij tot de ALV 2018 als bestuurslid beschikbaar houdt. Tot slot meldt de voorzitter dat met diverse leden contacten zijn gelegd om zich in de toekomst kandidaat te stellen voor een bestuursfunctie.
12. Rondvraag
In de rondvraag vraagt mevr. Van Herpen of iets bekend is over de gepubliceerde sloopplannen op de Van Hengellaan. Binnen het bestuur zijn nog geen details bekend maar de hr. Hoogendijk meldt dat hij al details heeft ingezien. Het betreft de binnenzijde van een pand aan de Van Hengellaan 6, Leger des Heils waarvoor later eventueel een bouwvergunnig zal worden aangevraagd.
In de rondvraag worden verder geen vragen meer gesteld.
13. Sluiting
Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering om 21.50 uur onder dankzegging aan de leden voor hun komst en inbreng in de vergadering en aan de H.L.T.C. Hoogerheide voor het gebruik van hun accommodatie. Hij nodigt de leden uit om nog even na te praten onder het genot van een hapje en een drankje.